データの境目で改ページする方法

エクセル便利技

データの境目で改ページしたい

そもそも、データの境目で改ページしたいとはどういう事かというと、下図のような場合の事です。

例:生まれ年順に並んでいて、年が変わるところで改ページしたい

そして、データの境目で改ページする方法を調べると、マクロによる方法がよく出てきます。

しかし今回はマクロを使用せず、とっさに対応できる方法を紹介。

単純操作で境目に改ページ

細かく説明する前に、やること自体は単純なので、先に手順を箇条書きしておきます。

  1. 改ページプレビューを表示
  2. セル=1つ前のセルという式で境目を探す(例:C2セルに=B2=B1)
  3. フィルターでFALSEのみを表示
  4. アプリケーションキー、B、↓の順に押す
  5. 4を繰り返す
  6. フィルターを解除

以上です。

この先イメージ図と共に解説していきますが、一度通して読んでもらえれば、次回からはこの箇条書き説明だけ読めば思い出せるかと。

改ページプレビュー表示にする

まずは改ページプレビュー表示にします。

(画像はエクセル2016の場合で、バージョンによって場所が違います)

セル=1つ前のセル という式を入れる

文字にするとややこしいですが、やる事は簡単です。

適当な印刷範囲外の列を使って、データの境目をチェックするための式を入力します。(最後に説明しますが、印刷範囲外の列を使うのが重要です)

今回は、C列に=B2=B1という式をいれます。

そして、オートフィルなり、コピペなりで下まで反映させます。

これで、境目のところだけがFALSEと表示されるようになります。

フィルターでFALSEのみを表示

そのまんまです。

フィルターをかけてFALSEの行のみを表示させてください。

アプリケーションキー、B、↓の順に押す

これもそのまんまの意味です。

2つめのFALSEセルを選んでから、アプリケーションキー、B、↓の3つを順に押してください。

アプリケーションキーとは、キーボードの右下によくあるマークのキーです。(右クリックと同じ効果があります)

アプリケーションキーでメニューを開き、Bで改ページの挿入をし、↓で次のセルへ移動する。

ただそれだけの事です。

繰り返す

あとはこれを一番したまで繰り返すだけです。

フィルターを解除

最後にフィルターを解除し、成功しているか確認しましょう。

注意点

境目をチェックする式を作るとき、印刷範囲の外を選んでください。

改ページの挿入をする時、印刷範囲の内か外かで結果が変わるためです。

試しにB7セルを選択している状態で、改ページの挿入をしてみましょう。

すると、このように縦にまで割れてしまいます。

正確には同じ動作はしているのですが・・・

今回のようにB7セルを選択して改ページの挿入をすると、B列の左側も縦に改ページされています。

これがC7セルを選択して改ページの挿入をした場合は、C列の左側も縦に改ページされるのですが、もともと改ページされている所なので、まったく影響が無いというだけなんです。

実際、C列を空欄のまま、D列で境目チェックの式を作り、D列のセルで改ページの挿入を進めていったあとに、印刷範囲をD列まで広げると、C列とD列の間にも縦の改ページができています。

豆知識みたいなものですが。

まとめ

マクロを使わないので、エクセルにやや不慣れな人にも操作を教える事ができます。

そして、いざやってみるとわかるのですが、よほど行数が多いとかでない限り、わざわざマクロを組んでる時間があったら、この操作のほうが早く終わります。

50ページ・・・いや、100ページ分くらいならササっと終わりますので、ぜひお試しください。

 

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